Quante capsule di caffè servono in ufficio? Guida al consumo per postazione
Una delle domande più comuni di chi organizza per la prima volta il servizio caffè in azienda è semplice ma cruciale: quante capsule servono davvero al mese? Sbagliare per difetto significa restare a secco a metà settimana, sbagliare per eccesso significa immobilizzare budget in scorte che scadono prima di essere consumate.
Il calcolo di base: tazzine per persona al giorno
In media, una persona in ufficio consuma 2-3 bevande al giorno tra la macchina caffè: un espresso a metà mattina, uno dopo pranzo, e per molti anche un ginseng o una tisana nel pomeriggio. Su una settimana lavorativa di 5 giorni, significa circa 10-15 capsule a persona.
| Numero persone | Capsule/settimana | Capsule/mese (stima) |
|---|---|---|
| 1-2 (piccolo studio) | 20-30 | 80-120 |
| 3-5 | 45-75 | 180-300 |
| 6-10 | 90-150 | 360-600 |
| 10-20 (PMI) | 150-300 | 600-1.200 |
Questi numeri sono una base di partenza: il consumo reale varia parecchio in base alle abitudini del team e alla stagione.
Cosa fa cambiare il consumo reale
- Smart working — con presenze in ufficio variabili, il consumo può oscillare anche del 30-40% da una settimana all'altra
- Varietà delle bevande — un sistema multibevanda come Caffè d'Italia (caffè, infusi, solubili) distribuisce i consumi su 17 referenze diverse, non solo caffè
- Stagionalità — bevande calde come tè e tisane crescono in inverno, mentre in estate cala leggermente il consumo complessivo
- Visitatori e clienti — uno studio professionale che offre il caffè a ogni appuntamento consuma più di quanto suggerisca il solo numero di dipendenti
Consiglio pratico: nei primi due mesi tieni traccia del consumo reale (basta contare le confezioni vuote) e usa quel dato, non la stima teorica, per calibrare gli ordini successivi.
Come non restare mai senza capsule
Il modo più semplice per evitare di rimanere a secco è affidarsi a una fornitura programmata: con il comodato d'uso RoMimatic organizza le consegne in base ai consumi reali della tua azienda, senza bisogno di monitorare tu stesso le scorte o fare ordini last minute.
Un esempio pratico: l'offerta Pepita
L'offerta di lancio Pepita include 200 capsule Caffè d'Italia (2 scatole da 100). Per uno studio da 1-2 persone, secondo le stime della tabella, sono sufficienti per circa 1-2 mesi di utilizzo continuativo — un buon modo per testare i propri consumi reali prima di impostare una fornitura periodica su misura.
Meglio ordinare tante capsule in una volta o piccole forniture frequenti?
Meglio forniture frequenti e programmate: le capsule mantengono la freschezza ottimale se consumate entro qualche mese, ed evitano di immobilizzare troppo budget in scorte.
Le capsule scadono?
Sì, hanno una data di scadenza (in genere 12-18 mesi dalla produzione). Con una fornitura programmata in base ai consumi reali, il problema non si pone quasi mai.